E-Rechnung für Online-Händler: Fristen 2025 bis 2028

Die Pflicht zur E-Rechnung stammt aus dem Wachstumschancengesetz, das im März 2024 verkündet wurde. Es hat § 14 UStG neu gefasst: Seit dem 1. Januar 2025 ist eine „elektronische Rechnung“ nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich elektronisch verarbeiten lässt. Maßstab ist die europäische Norm EN 16931. Alles andere — Papier, eine PDF per E-Mail, ein Scan — heißt seitdem „sonstige Rechnung“.

Der Hintergrund ist die geplante elektronische Meldung von Umsätzen an die Finanzverwaltung (ViDA auf EU-Ebene, ein nationales Meldesystem in Deutschland). Dafür müssen Rechnungen maschinenlesbar sein. Die Pflicht betrifft ausschließlich Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind — der klassische inländische B2B-Fall. Das Bundesfinanzministerium hat die Einzelheiten in einem BMF-Schreiben vom Oktober 2024 erläutert, das seitdem fortgeschrieben wird.

Die Pflicht kommt in drei Stufen, geregelt über Übergangsfristen in § 27 Abs. 38 UStG. Die Empfangspflicht gilt bereits — du kannst einem Lieferanten nicht mehr sagen, du nähmest nur PDFs an. Für das Ausstellen hast du je nach Größe noch bis Ende 2026 oder Ende 2027 Zeit. Der Schwellenwert von 800.000 € bezieht sich auf den Gesamtumsatz des jeweiligen Vorjahres.

Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Produkt vor, sondern die Norm: EN 16931 legt fest, welche Datenfelder eine Rechnung strukturiert enthalten muss. In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert, die diese Norm umsetzen.

Für Online-Händler ist ZUGFeRD meist der bequemere Weg: Der Kunde bekommt weiterhin eine PDF, die er öffnen und ablegen kann, und seine Buchhaltung liest das eingebettete XML. XRechnung ist Pflicht, wenn du an Bund, Länder oder Kommunen lieferst — dort kommt die Leitweg-ID hinzu. Wichtig bei ZUGFeRD: Nur Profile ab BASIC gelten als E-Rechnung; die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht alle Pflichtangaben.

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Nach aktueller Rechtslage (Stand 2026) sind vor allem diese Fälle ausgenommen — bitte prüfe im Einzelfall mit deiner Kanzlei, ob sie auf dich zutreffen:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C): Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Für einen reinen Endkunden-Shop ändert sich beim Ausstellen nichts.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV) dürfen weiterhin als Papier oder PDF ausgestellt werden.
• Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind — etwa bestimmte Finanz-, Versicherungs- oder Bildungsleistungen — sind von der Pflicht ausgenommen.
• Rechnungen an Unternehmen im Ausland: Die Pflicht erfasst nur inländische B2B-Umsätze. Bei EU- oder Drittlandskunden gelten die Regeln des Empfängerlands bzw. keine deutsche E-Rechnungspflicht.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen nach aktueller Rechtslage keine E-Rechnungen ausstellen — empfangen können müssen sie sie aber.

Viele Händler und SaaS-Anbieter stellen ihre Rechnungen mit Stripe Invoicing aus: Stripe erzeugt eine Rechnungsnummer, eine PDF und eine gehostete Rechnungsseite mit Zahlungslink. Für B2C-Kunden ist das auch nach 2028 vollkommen ausreichend. Für inländische Geschäftskunden reicht die PDF ab dem Stichtag jedoch nicht mehr — die E-Rechnung braucht das strukturierte Format, also das XML nach EN 16931.

Nach unserem Kenntnisstand (September 2026) gehört ein solches XML nicht zum Standard-Rechnungsversand von Stripe. Die Rechnungsdaten sind aber vollständig über die API verfügbar: Positionen, Steuersätze, Kundenadresse, USt-IdNr., Leistungsdatum. Daraus lässt sich eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung erzeugen — entweder durch eine App im Stripe-Ökosystem oder durch das eigene Rechnungssystem, das Stripe nur für die Zahlung nutzt. Entscheidend ist, dass Rechnungsnummer und Beträge in beiden Systemen identisch bleiben und die E-Rechnung als Original archiviert wird.

Was sich nicht ändert: Die Buchung. Ob eine Stripe-Rechnung als PDF oder als ZUGFeRD vorliegt, der Umsatz, die Gebühr und die Auszahlung werden gleich kontiert, und der Beleg gehört weiterhin an die Buchung. Die E-Rechnung ersetzt den Beleg nicht, sie wird zum Beleg.

Sieben Punkte, mit denen du bis 2027 bzw. 2028 vorbereitet bist — die ersten beiden gelten seit 2025:

• Empfang sicherstellen: Ein E-Mail-Postfach für Eingangsrechnungen, das E-Rechnungen (XML oder ZUGFeRD-PDF) annimmt und archiviert — als Original, nicht als Ausdruck.
• Eingangsrechnungen lesbar machen: Ein Viewer oder die Kanzlei-Software, die XRechnungen anzeigt und prüft.
• Kundenstamm sortieren: Welche Kunden sind Unternehmen im Inland (B2B, betroffen), welche Privatkunden (B2C, nicht betroffen), welche im Ausland?
• Prüfen, ob der 800.000-€-Schwellenwert dich schon 2027 trifft — mit dem Vorjahresumsatz 2026.
• Rechnungssystem klären: Kann dein Shop-System oder dein Rechnungstool XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen, oder brauchst du einen Zusatz?
• Pflichtangaben vollständig: Leitweg-ID (nur bei öffentlichen Auftraggebern), USt-IdNr., Leistungsdatum, Zahlungsbedingungen — ein strukturiertes Format verzeiht keine Lücken.
• Archivierung anpassen: E-Rechnungen sind im Originalformat aufzubewahren; die Verfahrensdokumentation beschreibt den neuen Weg.