E-Rechnung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer im Inland die technischen Voraussetzungen schaffen, um E-Rechnungen zu empfangen. Das Bundesfinanzministerium hat im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ausdrücklich klargestellt: Das gilt auch, wenn der Rechnungsempfänger der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG unterliegt. Schickt dir ein Lieferant eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung, musst du sie annehmen. Verweigerst du die Annahme, hast du keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung.

Praktisch reicht ein E-Mail-Postfach — ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen verlangt die Finanzverwaltung nicht. Zum Empfangen gehört aber auch, die Rechnung lesen und aufbewahren zu können: im Originalformat, acht Jahre lang. Wie das konkret geht, steht in E-Rechnungen empfangen und prüfen.

Für das Ausstellen gilt eine Sonderregel. § 34a UStDV legt fest, welche Angaben eine Kleinunternehmer-Rechnung mindestens enthalten muss, und bestimmt in Satz 4: Eine solche Rechnung kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 UStG immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Damit sind Kleinunternehmer von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen — nach der aktuellen Fassung ohne zeitliche Begrenzung, also auch über 2027 und 2028 hinaus.

Eine Papierrechnung ist immer zulässig. Für eine PDF-Rechnung per E-Mail brauchst du die Zustimmung des Empfängers; die bedarf nach dem BMF-Schreiben keiner besonderen Form und kann auch stillschweigend erfolgen, etwa indem dein Kunde PDF-Rechnungen widerspruchslos annimmt. Für alle anderen Unternehmen gelten dagegen die bekannten Stufen:

Die Fristen für die übrigen Unternehmen erklärt ausführlich unser Artikel E-Rechnung für Online-Händler.

Egal ob Papier, PDF oder E-Rechnung: Nach § 34a UStDV muss die Rechnung das Entgelt in einer Summe und einen Hinweis darauf enthalten, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Dazu kommen Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder USt-IdNr. (bzw. die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer), das Ausstellungsdatum sowie Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung. Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist für Kleinunternehmer-Rechnungen nach dem angepassten Umsatzsteuer-Anwendungserlass nicht vorgeschrieben — sinnvoll für die eigene Ordnung bleibt sie trotzdem.

Verbreitet sind Vermerke wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ oder „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG“. Entscheidend ist, dass klar erkennbar ist, dass die Kleinunternehmerregelung angewendet wird. Weise auf keinen Fall Umsatzsteuer aus: Wer als Kleinunternehmer Steuer auf die Rechnung schreibt, schuldet diesen Betrag nach § 14c UStG trotzdem.

So steht es in einer E-Rechnung

In einer E-Rechnung nach EN 16931 reicht der Satz im Fließtext nicht — die Software deines Kunden braucht ihn als Daten. Dafür bekommt jede Position die Steuerkategorie „E“ (steuerbefreit) mit 0 %, und in der Steueraufschlüsselung steht ein Befreiungsgrund als Text, zum Beispiel „Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“.

Du darfst trotzdem E-Rechnungen ausstellen. Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ist das nach dem BMF-Schreiben sogar ohne Zustimmung des Empfängers möglich. Gründe dafür gibt es einige:

• Deine Geschäftskunden verarbeiten Rechnungen automatisch und bitten ausdrücklich um XRechnung oder ZUGFeRD.
• Du lieferst an Behörden oder Kommunen — dort ist die XRechnung mit Leitweg-ID in der Regel Vertragsbedingung, unabhängig vom Umsatzsteuerrecht.
• Du wächst und rechnest damit, die Umsatzgrenze bald zu überschreiten. Dann ist der Prozess schon eingespielt.
• Du willst keine Zustimmung zur PDF-Rechnung einholen müssen — die E-Rechnung ist im B2B ohne Zustimmung zulässig.

Welches Format passt, erklärt ZUGFeRD oder XRechnung? — für Behörden zusätzlich Leitweg-ID.

Seit 2025 gilt die Kleinunternehmerregelung, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betragen hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Wird die 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr überschritten, endet die Regelung bereits mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet — nicht erst zum Jahreswechsel. Ab dann stellst du Rechnungen mit Umsatzsteuer aus, und § 34a UStDV hilft dir nicht mehr: Es gelten die allgemeinen Regeln zur E-Rechnung.

Für Umsätze im Jahr 2027 greift dann in der Regel die Übergangsregel für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz: Papier oder (mit Zustimmung) PDF sind bis Ende 2027 noch erlaubt. Ab dem 1. Januar 2028 musst du im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen.

Die Grafikdesignerin mit Geschäftskunden

Eine Designerin ist Kleinunternehmerin und arbeitet für Agenturen. Sie darf weiter PDF-Rechnungen schicken, wenn die Agenturen das akzeptieren — und muss die E-Rechnungen ihres Software-Anbieters empfangen und aufbewahren können. Bittet eine Agentur um ZUGFeRD, kann sie das freiwillig liefern.

Der Onlineshop mit Privatkunden

Ein kleiner Shop verkauft fast nur an Verbraucher. Für diese Rechnungen gibt es ohnehin keine E-Rechnungspflicht. Relevant ist für ihn vor allem die Empfangsseite: Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern kommen zunehmend als E-Rechnung.

Der Handwerker mit Auftrag der Gemeinde

Ein Handwerker ist Kleinunternehmer und repariert etwas für die Gemeinde. Umsatzsteuerlich dürfte er eine sonstige Rechnung schicken. Ob die Gemeinde trotzdem eine XRechnung mit Leitweg-ID verlangt, richtet sich nach ihren Vorgaben und dem Landesrecht — er sollte vor der Rechnung nachfragen.