Das DATEV-EXTF-Format: Buchungsstapel, Feld 20, Feld 103, Festschreibung

Das erste Feld der Kopfzeile ist das Kennzeichen. EXTF steht für „Extern" — die Datei wurde von einem Fremdprogramm erzeugt, etwa einem Shop-System, einer Fakturierung oder Exportly. DTVF tragen dagegen Dateien, die ein DATEV-Programm selbst exportiert hat. Für den Import in die Kanzlei ist EXTF die richtige Kennung; DATEV-Programme prüfen sie und behandeln Fremddaten entsprechend.

Das zweite Feld ist die Versionsnummer des Formats. Die aktuelle Fassung ist Version 700; sie hat die Vorgängerin 510 abgelöst und unter anderem zusätzliche Felder am Ende der Datenzeile gebracht — darunter die Buchungs-GUID in Feld 103. Kanzlei-Rechnungswesen nimmt ältere Versionen weiterhin an, aber wer heute ein Vorsystem baut oder auswählt, sollte auf 700 bestehen: Nur so lassen sich Beleglink und Buchungs-GUID vollständig nutzen.

Berater- und Mandantennummer müssen zum Mandanten passen, in den der Stapel importiert wird. Wirtschaftsjahresbeginn und Sachkontenlänge müssen den Stammdaten des Mandanten entsprechen. Und der Zeitraum „Datum von / bis" ist nicht nur Beschriftung: Er bestimmt, welches Jahr zu den Belegdaten gehört, und er ist die Grenze, außerhalb derer DATEV keine Buchung annimmt.

Zwei Dinge überraschen beim ersten Mal. Erstens: Der Umsatz hat kein Vorzeichen — die Richtung steckt im Soll/Haben-Kennzeichen, das sich auf das Konto in Feld 7 bezieht. „119,00; S; 1590; 8400" heißt: 119,00 € im Soll auf 1590, Gegenbuchung im Haben auf 8400. Zweitens: Das Belegdatum ist vierstellig, Tag und Monat. Das Jahr liefert der Stapelzeitraum aus der Kopfzeile.

Der Beleglink in Feld 20 verknüpft die Buchung mit ihrem Belegbild. Für DATEV Unternehmen online hat er die Form BEDI "<guid>"; dieselbe GUID steht im Belegtransfer-Manifest (document.xml) am zugehörigen PDF. Die Buchungs-GUID in Feld 103 ist etwas anderes: Sie kennzeichnet die Buchung selbst. Ist sie stabil — dieselbe Rechnung ergibt in jedem Lauf dieselbe GUID —, kann DATEV einen versehentlich zweimal gelieferten Zeitraum erkennen, statt ihn doppelt zu buchen.

Die GoBD verlangen, dass Buchungen nach ihrer Erfassung nicht mehr unbemerkt verändert werden können (§ 146 Abs. 4 AO, Unveränderbarkeit). In DATEV ist die Festschreibung das Werkzeug dafür: Festgeschriebene Buchungen lassen sich nur noch per Stornobuchung korrigieren, nie durch Überschreiben. Das Festschreibungskennzeichen in Feld 21 der Kopfzeile bestimmt, ob der importierte Stapel sofort festgeschrieben wird (1) oder zunächst änderbar bleibt (0).

Ein Vorsystem, das den Stapel ohnehin aus unveränderten Originaldaten erzeugt, kann ihn guten Gewissens festschreiben lassen. Kanzleien, die vor der Übernahme noch nachkontieren wollen, bevorzugen gelegentlich die 0 und schreiben nach der Prüfung selbst fest. Beides ist GoBD-konform — solange die Festschreibung spätestens mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgt und dokumentiert ist, wer wann was geändert hat.

In Kanzlei-Rechnungswesen wird ein EXTF-Stapel über den ASCII-Import im DATEV-Format eingelesen: Datei wählen, Mandant und Wirtschaftsjahr prüfen, Stapel übernehmen. DATEV prüft dabei Kopfzeile und Zeilen und listet Zurückweisungen mit Zeilennummer auf. Alternativ lädt der Mandant oder das Vorsystem den Stapel in DATEV Unternehmen online hoch; die Kanzlei holt ihn von dort in ihre Buchführung — der Weg, auf dem auch die Belege über den Belegtransfer mitkommen.

Praktisch ist, den Stapel vor dem Import einmal in einem Texteditor zu öffnen: Kennzeichen EXTF, Version 700, die richtige Beraternummer, der erwartete Zeitraum. Diese vier Werte in der ersten Zeile verhindern die Hälfte aller Rückfragen zwischen Mandant und Kanzlei.

• Sachkontenlänge passt nicht. Der Mandant arbeitet mit 5-stelligen Konten, der Stapel meldet 4 — oder die Konten in den Datenzeilen haben eine andere Länge als der Kopf verspricht. DATEV lehnt den Stapel ab oder ordnet Konten falsch zu.
• Belegdatum außerhalb des Stapelzeitraums. Feld 10 kennt nur Tag und Monat. Liegt ein Belegdatum vor „Datum von“ oder nach „Datum bis", weist Kanzlei-Rechnungswesen die Zeile zurück — typisch bei Zahlungen vom 31. in einem Stapel, der am 1. beginnt.
• BU-Schlüssel fehlt oder ist zu viel. Ein Nicht-Automatikkonto ohne Steuerschlüssel bucht ohne Umsatzsteuer; ein Automatikkonto mit Schlüssel erzeugt einen Fehler. Beides fällt oft erst in der Umsatzsteuer-Voranmeldung auf.
• Falsche Zeichenkodierung. Der Stapel ist UTF-8 statt ANSI (CP1252): Aus „Gebühr“ wird „Gebühr", aus Belegfeld 1 eine Zeichenkette, die kein Programm mehr findet.
• Berater- oder Mandantennummer stimmt nicht. Der Stapel lässt sich zwar öffnen, landet aber beim falschen Mandanten oder wird von DATEV Unternehmen online nicht angenommen.
• Derselbe Stapel zweimal. Ohne Buchungs-GUID in Feld 103 importiert DATEV überlappende Zeiträume doppelt — der Umsatz verdoppelt sich still, bis die Saldo-Abstimmung es bemerkt.