E-Rechnungen empfangen und prüfen

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde § 14 UStG neu gefasst. Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern der Regelfall — für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. Ende 2027, für das Empfangen nicht. Das BMF formuliert es im Umsatzsteuer-Anwendungserlass so: Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen. Das gilt auch für Kleinunternehmer, Vermieter mit steuerfreien Umsätzen und Land- und Forstwirte.

Bei einem Empfang per E-Mail ist kein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen erforderlich. Wichtig ist die Kehrseite: Wer eine E-Rechnung nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch darauf, stattdessen eine Papier- oder PDF-Rechnung zu bekommen. Dein Lieferant hat seine Pflicht erfüllt, wenn er sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat — etwa mit einem Sendeprotokoll. Ohne ordnungsgemäße Rechnung kann dir dann im Zweifel der Vorsteuerabzug fehlen.

Wann deine Lieferanten ausstellen müssen und welche Ausnahmen es gibt, steht in E-Rechnung für Online-Händler. Die Sonderregeln für kleine Unternehmen erklärt E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Als E-Rechnung gilt jedes Format, das der Normenreihe EN 16931 entspricht, sowie zwischen den Partnern vereinbarte Formate wie EDI, wenn sich die Pflichtangaben daraus richtig und vollständig extrahieren lassen. In der Praxis wirst du vor allem zwei Formaten begegnen — und in der Übergangszeit weiterhin PDFs und Papier:

Den Unterschied zwischen beiden Hauptformaten erklärt ZUGFeRD oder XRechnung? ausführlich.

Lesbar machen

Eine XRechnung ist für Maschinen gemacht. Das BMF verlangt keine zusätzliche menschenlesbare Fassung, weil sich eine standardisierte Datei mit einer Visualisierungsanwendung anzeigen lässt. Solche Viewer stecken heute in vielen Buchhaltungsprogrammen und Kanzlei-Lösungen; die KoSIT stellt außerdem eine Visualisierungskomponente zur XRechnung bereit. Bei ZUGFeRD siehst du das PDF direkt — maßgeblich ist trotzdem das eingebettete XML: Weichen Bild und Daten voneinander ab, gehen die strukturierten Daten vor, und der Vorsteuerabzug ist nur aus dem strukturierten Teil möglich.

Technisch prüfen: drei Fehlerarten

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet drei Fehlerarten, die du kennen solltest:

• Formatfehler: Die Datei entspricht nicht der zulässigen Syntax. Dann ist sie keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
• Geschäftsregelfehler: Die Datei verletzt technische Regeln des Formats — zum Beispiel fehlt das Pflichtfeld BT-10 in einer XRechnung oder der Steuerbetrag passt rechnerisch nicht zum Steuersatz. Ob das umsatzsteuerlich zählt, hängt davon ab, ob eine Pflichtangabe nach §§ 14, 14a UStG betroffen ist.
• Inhaltsfehler: Eine Pflichtangabe ist falsch, etwa ein falscher Steuersatz — auch wenn die Validierung nichts findet. Dann ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß.

Auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung darfst du dich beim Format und bei den Geschäftsregeln verlassen, wenn du sorgfältig vorgehst; das BMF empfiehlt, den Prüfbericht aufzubewahren. Die inhaltliche Prüfung ersetzt eine Validierung aber nicht: Stimmen Leistung, Menge, Preis, Steuersatz, deine Anschrift und die USt-IdNr. des Lieferanten? Das bleibt deine Aufgabe — genau wie bei Papier.

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Frist für Buchungsbelege in § 147 AO und für Rechnungen in § 14b UStG von zehn auf acht Jahre verkürzt; sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren.

Für E-Rechnungen gilt: Aufbewahrt wird grundsätzlich im empfangenen Format, zumindest der strukturierte Teil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen und maschinell auswertbar bleiben. Ein Ausdruck oder ein selbst erzeugtes PDF genügt nicht. Umsatzsteuerlich ist die Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems laut BMF nicht allein deshalb ein Verstoß — für die Buchführung insgesamt gelten aber weiterhin die GoBD: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Ordnung und Nachvollziehbarkeit. Wie du das dokumentierst, steht in GoBD-Verfahrensdokumentation für Online-Shops.

Die Pflicht ist schnell erfüllt, ein guter Ablauf braucht etwas mehr. Diese Schritte haben sich bewährt:

• Eine feste Adresse für Eingangsrechnungen festlegen (z. B. rechnung@deine-firma.de) und sie Lieferanten, Shop-Plattformen und Dienstleistern mitteilen.
• Anhänge automatisch an die Buchhaltungs- oder Belegsoftware weiterleiten, statt sie manuell abzulegen — die meisten Programme bieten dafür eine eigene Upload-Adresse.
• XML und PDF unverändert aufbewahren; Dateinamen nicht umbauen, Anhänge nicht neu speichern.
• Jede Rechnung technisch und inhaltlich prüfen, Prüfberichte zur Rechnung legen.
• Fehlerhafte Rechnungen nicht selbst korrigieren, sondern beim Lieferanten eine berichtigte Rechnung anfordern.
• Den Ablauf in der Verfahrensdokumentation festhalten — wer empfängt, wer prüft, wo archiviert wird.
• Mit der Kanzlei klären, ob sie über DATEV oder ein anderes System direkt auf die Belege zugreift.